将个人 Google 账户转换为 Google Workspace 账户并保留原账户资料方案指北

封面图: 快进来涩涩!Pixiv ID: 96953978 Member: 漫漫漫游海洋的泡沫

很显然,在某些情况下(比如需要大容量的 Google Drive)我们需要使得原本一直在使用的 Google 账号安全的且保留原本资料的情况下转换为 Google Workspace 账号,虽然这里也可以选择订阅 Google One 服务来获取更多云端硬碟的容量,但是它们价格显得更加昂贵,且没有 Team Drive ,那么为什么不选择相对便宜的 Google Workspace 呢?

在开始处理问题之前,应当先了解一下关于 Google Workspace 的一些小小的问题,或者说一些简单的注意点

目前 Google Workspace 的商业订阅大致上分为两种种类型的订阅(这里不讨论 Education 以及 Nonprofit 相关订阅)

  • Google Workspace Business
  • Google Workspace Enterprise

但是在这两者之外还存在一个特殊的免费订阅,即 Google Workspace Essentials Starter 订阅,而现在正是使用这个订阅来完成转换,这里可以查看 相关文档,而在其中是有明确体现的,即如下内容

使用企業電子郵件地址即可申請服務

只要透過您的企業電子郵件地址完成申請,您就可以與貴公司團隊 (最多 25 位使用者) 一起使用 Google Workspace Essentials Starter,且完全無須付費。之後,您可以新增電子郵件地址在同一網域的其他使用者。舉例來說,如果您的電子郵件地址結尾是「@<貴公司名稱>.com」,您就可以與地址結尾同樣是「@<貴公司名稱>.com」的其他使用者一起使用 Essentials。

注意:申請 G Suite 服務時,不能使用屬於公開網站代管商 (例如 gmail.com 或 yahoo.com) 的地址,必須使用自訂地址 (例如企業或機構專屬地址)。

上述资料可以看到,在申请 Google Workspace Essentials Starter 时并不能使用 Gmail 邮箱的 Google 账户,显然一般个人账户所显示的都是 Gmail 邮箱,且无法进行修改但是这是不正确的

众所周知,申请 Google 账户的时候是可以直接使用其他 Email 进行申请,且使用该 Email 进行登录和使用只是没有 Gmail 服务功能而已,那么反过来说,如果绑定一个合适的域名邮箱且删除掉 Gmail 服务,此时是否可以将账户的主邮箱地址修改为特定的域名邮箱呢?答案是可以的

那么接下来将会按照步骤操作演示上述转换方案,首先还是照例提供所需相关链接

登录 Google 账户和删除 Gmail 服务

注意:该方案在实现过程中会彻底删除原本账户的全部 Gmail 内信息和资料,请务必做好备份工作来避免任何形式的资料丢失

注意:在进行下述操作之前请先行绑定一个域名邮箱作为后续 Workspace 租户的域名使用

登录账号后选择进入 Google 帳戶 并且如下图选择 资料和隐私 向下滚动到 应用程式和服务 并进入

在这里,你可以选择下载账户的资料以进行备份,建议进行操作,完成后即可选择 删除服务

完成账户验证后即可选择删除 Gmail 服务(这里请务必注意备份数据)

选择删除按钮后,将会要求选择一个添加好的邮箱作为账户登录所使用的主邮箱

此时第一步就已经完成了

转换 Google 账户且获取 Google Workspace Essentials Starter 订阅服务

这里首先进入 申請 Google Workspace 进行申请,输入你的邮箱后,选择下一步将会在邮箱中接收到一封邮件进行验证

后续按照步骤输入一个组织名称,并且选择下一步(如图中 Your Workspace Name 应为你所需要的 Google Workspace 租户名称)

最后选择 同意并建立即账户 即可

接下来,你的账户将会成为组织的 Admin 账户,且可以使用 管理控制台 对租户进行管理了,而整个转换过程并未影响账户原有的全部资料

购买和添加合适的 Google Workspace 订阅(可选)

当转换完成后,可以看到默认拥有的订阅是始终免费的 Google Workspace Essentials Starter 订阅,这里选择 新增或升级订阅 可以切换为其他订阅

注意:Google Workspace Essentials Starter 订阅和普通个人账户所拥有的权益并无过多差异,具体可见下文引用资料

来自 Google 文档对于订阅差异的解释

而在这里如果需要使用其他付费订阅,首先需要将 Google Workspace Essentials Starter 订阅切换为 Google Workspace Enterprise Essentials 订阅,对于两者之间的功能差异,Google 给出的解答如下

Essentials 版本比較

Essentials 版本在設計上可與您現有的電子郵件解決方案完美整合。您可以透過下方表格瞭解下列版本包含哪些功能:

  • Essentials Starter:最多可讓 25 位使用者的團隊進行協作及召開視訊會議,且完全無須付費。
  • Essentials:提供協同合作與視訊會議服務、額外的安全性功能、集區儲存空間和政策控制項。新客戶無法再使用 Essentials 版本。
  • Enterprise Essentials:提供進階功能、更大的集區儲存空間,以及企業級安全性和管理功能,讓更多參與者進行協作及召開視訊會議。

核心服務與額外服務

Essentials StarterEssentials**Enterprise Essentials
雲端硬碟儲存空間和文件編輯器
透過 Meet 進行視訊會議
Chat 和聊天室
可透過 Jamboard 使用數位白板功能
Tasks
日曆
目錄管理
協作平台
透過 Keep 做筆記
網路論壇企業版✔* ✔*
額外的 Google 服務 (由管理員控管)✔* ✔*
專為電子蒐證 (ediscovery) 和資訊管理所設計的 Google 保管箱✔*
提供內部搜尋和協助功能的 Google Cloud Search僅限 Google 服務

* 必須驗證網域

** 新客戶無法再使用 Essentials 版本

如果需要使用 Google Workspace Business 或者 Google Workspace Enterprise 方案,这里使用弹性方案完成切换即可

比較 Business 版 (1-300 位使用者)

下列版本適用於擁有 1-300 位使用者的客戶,請透過這些表格比較各個版本:

Enterprise 版本比較

您可以透過下方表格瞭解下列企業級版本包含哪些功能:

  • Enterprise Essentials:提供企業級安全性與管理功能,方便進行協作與視訊會議,還能與您現有的電子郵件解決方案完美整合。
  • Enterprise Standard:提供完整的效率提升和協作應用程式套件、彈性儲存空間,以及企業級安全性和管理功能。
  • Enterprise Plus:提供完整的效率提升和協作工具套件、彈性儲存空間,以及最先進的安全性和法規遵循控制項。

按照普通个人需求的解读

上述 Google 给出的文档,在解释上面或许显得有些过于专业,对于普通的个人使用者来说建议使用下述两种订阅之一

  • Google Workspace Business Standard:拥有每个人 2TB 的云端磁碟空间(当前并未如上述限制,故目前依旧为无限空间,未来是否会限制当前无法明确)且可以建立共享云端磁碟(Team Drive),如果采用土耳其里拉(TRY)作为支付,则价格为 每月 ₺72.00 TRY(约 30 CNY)
  • Google Workspace Enterprise Standard:拥有每个人无限制的云端磁碟空间且可以建立共享云端磁碟(Team Drive),如果采用土耳其里拉(TRY)作为支付,则价格为 每月 ₺120.00 TRY(约 50 CNY)

对于如何使用 TRY 作为支付方法将不会过多赘述,相关资料网络上面层出不穷,简单来说就是添加一个土耳其地址的付款方式即可,而付款所需的信用卡并不需要限定为某一地区的信用卡,只需要保证地址正确即可

除去对于 Google Drive 的需求,上述两种订阅也可以添加域名到 Gmail 作为域名邮箱使用,也可以用于同步其他邮箱作为备份(这里博主使用的邮箱为 Microsoft Exchange 因此将 Gmail 作为备份,同步 Exchange 内的邮件)

同样由于 Google Drive 庞大的存储空间,因此也能很好的用作 Google Photos 备份来自手机和本地计算机的相册,或者使用 Google Drive 客户端来备份本地计算机的文件

关于 Google Workspace 的其他 Admin 设置

个人资料管理问题

完成账户转换且修改订阅后,账户基本上不会出现太多和个人账户存在差异的变化,但是关于个人资料的部分设定权限会被移交到组织,因此需要设置允许账户持有者修改账户资料(包括但不限于,头像、名称等)

这里如上图在 編輯個人資料 - 管理控制台 可以看到关于个人资讯选项,全部勾选保存即可

注:该选项在 Google Workspace Essentials Starter 订阅中是灰色且不可操作的,因为在该订阅中该部分仍由用户管理

但是还是可以发现,比如使用 Youtube 的时候并不会显示自己的账户头像信息,查看后会发现,账户头像信息被设置为仅组织可查看,此时只需要更换一下头像,即可恢复正常全部可见状态

组织个性化设置

众所周知,组织账户在如 Google Drive 左上角显示头像的位置也会显示一个 “Google” 的标志,而在组织管理中,这个标志是可以得到修改的,只需要进入 個人化 - 管理控制台 即可修改

奇怪的自定义网址设置

总之就是可以设置一个网址,根据描述似乎是可以代表个别 Google Workspace 服务,但是实际使用后却发现,只是将指定地址 301 到相关服务,这个功能可以说是令人哭笑不得了,设置位置如下 自訂網址 - 管理控制台